Regulamin Kontroli Zarządczej

Załącznik nr 1

do Zarządzenia nr 9/2010

Dyrektora

Biblioteki Publicznej

Gminy Żelazków

z dnia 02.09.2010

R e g u l a m i n

K o n t r o l i Z a r z ą d c z e j

w

Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków

Rozdział 1

Przepisy ogólne

Kontrola zarządcza funkcjonuje w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków na pierwszym poziomie

• I poziom – wykonawca kontroli jest Dyrektor Biblioteki Publicznej Gminy Żelazków

§ 1.

1. Regulamin określa:

1) cele i zadania kontroli zarządczej;

2) standardy kontroli zarządczej;

3) zakres i procedury kontroli finansowej.

2. Zakres zadań i uprawnień oraz struktura organizacyjna określona jest w Regulaminie Pracy

   oraz Regulaminie organizacyjnym Biblioteki Publicznej Gminy Żelazków.

Rozdział 2

Cele i zadania kontroli zarządczej

§ 2.

1. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań Biblioteki Publicznej Gminy Żelazków podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywnym, oszczędnym i terminowy.

2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

   1) zgodność działalności z przepisami prawa oraz z procedurami wewnętrznymi;

   2) skuteczność i efektywność;

   3) wiarygodność sprawozdań;

   4) ochrona zasobów;

   5) przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania;

   6) efektywność i skuteczność przepływu informacji;

   7) zarządzanie ryzykiem.

3. Kontrola zarządcza powinna być:

   1) adekwatna – to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz

   z niniejszym regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej.

   Zasady kontroli powinny być tak skonstruowane, aby ich prawidłowe

   stosowanie zabezpieczało jednostkę przed danym ryzykiem.

   2) skuteczna – to znaczy, że postępowanie kontrolne zakończyć się powinno wydaniem

   zaleceń bądź wniosków pokontrolnych. Kontrola zarządcza musi zabezpieczyć jednostkę

   przed wystąpieniem lub skutkami danego ryzyka.

   3) efektywna – to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie przez jednostkę założonych celów. Kontrola zarządcza ograniczać ryzyko w pożądanym stopniu przy wykorzystaniu najmniejszych możliwości nakładów.

4. Charakter mechanizmów kontrolnych:

   1) zapobiegawczy – w celu zapobiegania występowaniu niepożądanych zjawisk;

   2) wykrywający – w celu wykrycia i skorygowania niepożądanych zjawisk, które już

   wystąpiły;

   3) dyrektywny – w celu spowodowania lub pobudzenia wystąpienia pożądanego zjawiska.

5. Rodzaje kontroli:

   1) zwrotna – dostarcza informacji na temat zakończonej działalności, umożliwia udoskonalenie

   działania w przyszłości poprzez naukę na dawnych błędach;

   2) równoległą/bieżącą – koryguje bieżące procesy. Monitoruje działalność w czasie rzeczywistym,

   aby nie dopuścić do znacznych odchyleń od standardów;

   3) wyprzedzająca – przewiduje problemy i im zapobiega.

Rozdział 3

Standardy kontroli zarządczej

§ 3.

Podstawowe wymagania, wskazówki dotyczące kontroli zarządczej określa się ajko standardy i zostają podzielone na 5 obszarów odpowiadających poszczególnym elementom tej kontroli (niezbędne dla dyrektora biblioteki do tworzenia, oceny i doskonalenia systemów kontroli zarządczej):

1. Środowisko wewnętrzne:

   1) Przestrzeganie wartości etycznych – dyrektor i pracownicy biblioteki muszą być świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce i przestrzegać ich przy wykonywaniu powierzonych zadań wprowadzono – Kodeks Etyczny Biblioteki Publicznej Gminy Żelazków. Dyrektor powinien wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych dających dobry przykład codziennego postępowania i podejmowania decyzji.

   2) Kompetencje zawodowe – dyrektor i pracownicy posiadają, wiedzę, umiejętności, doświadczenie i kwalifikacje pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania – określone w Rozporządzeniu MKiDN w sprawie wymagań kwalifikacyjnych uprawniających do zajmowania określonych stanowisk w bibliotekach oraz trybu stwierdzenia tych kwalifikacji.

   Kto nie posiada kwalifikacji do zajmowanego stanowiska jest zobowiązany do uzupełnienia wykształcenia w ciągu 2 lat.. Proces zatrudnienie jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Wprowadzono Zasady rozmów kwalifikacyjnych w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków - Załącznik nr 9 do Zarządzenia nr 9/20120 Dyrektora Biblioteki Publicznej Gminy Żelazków. Zapewnia się rozwój kompetencji zawodowych pracowników jednostki i osób zarządzających – wg ofert szkoleniowych na dany rok kalendarzowy - zgłaszany przez firmy szkoleniowe i Bibliotekę Powiatową w Opatówku – pracownicy są na bieżąco informowani o organizowanym szkoleniu i zobowiązani do uczestnictwa.

   3) Dyrektor raz w roku dokonuje okresowej oceny pracownika za dany rok kalendarzowy dotyczącej wykonania przez niego zadań wynikających z zakresu obowiązku i realizacji Rocznego Planu Pracy oraz na podstawie wyników Kontroli zarządczej dokonuje okresowej oceny pracownika – Załącznik nr 3 do Regulaminu kontroli wewnętrznej w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków

   4) Struktura organizacyjna – struktura organizacyjna biblioteki jest dostosowana do celów i zadań – zawarta w Regulaminie Organizacyjnym Biblioteki Publicznej Gminy Żelazków. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności biblioteki głównej i poszczególnych filii bibliotecznych jest określony w formie pisemnej, w sposób przejrzysty i spójny.

   5) Identyfikacja zadań wrażliwych – zadania , przy wykonywaniu których pracownicy mogą być szczególnie narażeni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej traktowane są jako zadania wrażliwe i podlegają stałej bieżącej analizie. Dyrektor prowadzi na bieżąco kontrole jako główny środek zaradczy w celu wyeliminowania okazji do korupcji lub nieuczciwości wśród pracowników.

   W bibliotece funkcjonują procedury jako środki zaradcze:

   - Regulamin Zamówień Publicznych;

   - Instrukcja wewnętrzną w sprawie inwentaryzacji aktywów i pasywów;

   - Instrukcja sporządzenia, obiegu i kontroli dowodów księgowych;

   - Zakres czynności, których przyjęcie potwierdzili pracownicy podpisem;

   - Zasady rozmów kwalifikacyjnych;

   - Regulamin kontroli wewnętrznej.

    

   Przykłady czynników szkodliwych, które mogą wystąpić w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków:

   - nawarstwianie niezałatwionych spraw;

- przyjmowanie wpłat za usługi ksero i brak zapisu w zeszyt;

• dokonywanie wydatków ( zakupy i usługi) o wartości do 14.000 euro i brak „rozeznania cen na rynku lokalnym w celu wybory najkorzystniejszych ofert”;

- nabór na wolne stanowisko bibliotekarskie lub księgowe osób bez kwalifikacji;

- brak przejrzystych zasad rozstrzygnięć o charakterze uznaniowym;

- nadmiar kompetencji u jednej osoby;

- dłuższa nieobecność dyrektora w pracy spowodowana chorobą.

6) Delegowanie uprawnień – zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności jest przedstawiony każdemu pracownikowi w formie pisemnej – określone w Regulaminie Organizacyjnym Biblioteki Publicznej Gminy Żelazków. Przyjęcie zakresu jest potwierdzone przez pracownika podpisem i datą zapoznania się oraz zamieszczone w aktach osobowych.

2. Cele zarządzanie ryzykiem – ustalenie hierarchii celów i zadań oraz zwiększenie prawdopodobieństwa ich osiągnięcia oraz realizacji(zarządzanie ryzykiem) – proces powinien być dokumentowany i określone w Planie Prac Biblioteki Publicznej Gminy Żelazków – PRACY I FINANSOWYM

Pracownicy biblioteki ustalają Roczne Plany Pracy i Roczny Plan Finansowy celu realizacji zadań statutowych. Dyrektor biblioteki prowadzi bieżącą kontrolę z realizacji poszczególnych zadań.

1) Misja – misją Biblioteki Publicznej Gminy Żelazków jest rozpoznanie, rozwijanie i zaspokajanie potrzeb czytelniczych społeczeństwa lokalnego, upowszechnienie kultury i czytelnictwa, także świadczenie usług informacyjnych dla mieszkańców gminy Żelazków.

2) Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji – cele i zadania, zgodnie ze Statutem, należy określać jasno i w co najmniej rocznej perspektywie w Rocznym Planie Działalności.

Ich wykonanie monitorować należy pomocą wyznaczonych mierników, określonych w Systemie monitorowania celów i zadań w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków.

3) Identyfikacja ryzyka – raz w roku należy przeprowadzić identyfikację ryzyka w odniesieniu do celów i zadań. Sposób przeprowadzenia identyfikacji określa System zarządzania ryzykiem w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków.

4) Analiza ryzyka – zidentyfikowanie ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Dyrektor określa akceptowany poziom ryzyka w Systemie zarządzania ryzykiem w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków.

5) Reakcja na ryzyko – w stosunku do zidentyfikowanych ryzyk określa się rodzaj możliwych reakcji. Rodzaj reakcji i działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowalnego poziomu określa należy ująć w Rejestrze ryzyk.

3. Mechanizmy kontroli – zestawienie podstawowych mechanizmów, które funkcjonują w ramach systemu kontroli zarządczej realizowanej przez Bibliotekę Publiczna Gminy Żelazków. Zasady i procedury, przy pomocy których zapewnia się realizację wytycznych dyrektora biblioteki w odpowiedzi na ryzyko zagrażające realizacji celów ( podstawowe cechy mechanizmów kontroli zarządczej: elastyczność, dostosowanie do potrzeb biblioteki, odpowiedź na konkretne ryzyko, analiza kosztów wdrożenia w stosunku do korzyści).

1)Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej – procedury wewnętrzne, regulaminy, instrukcje, zakres obowiązków, uprawnień, odpowiedzialności, i inne dokumenty wewnętrzne. Wszystkie muszą być spójne i dostępne dla osób, dla których są niezbędnej są przechowywane u dyrektora biblioteki.

2) Prowadzenie nadzoru – dyrektor prowadzi nadzór nad wykonywaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

3) Utrzymanie ciągłości działalności – funkcjonuje w bibliotece plan bezpieczeństwa informatycznego – Instrukcja zarządzania systemem informatycznym,

- pracownicy zostali odpowiednio przeszkoleni i są świadomi swoich obowiązków w zakresie zapobiegania i reagowania w sytuacjach awaryjnych – Szkolenie BHP wstępne i stanowiskowe.

4) Ochrona zasobów – wszystkim pracownikom powierza się odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów biblioteki – imiennie określone w Oświadczeniach o odpowiedzialności.

5) Realizacja szczegółowych mechanizmów kontroli operacji finansowych i gospodarczych

Na mechanizmy kontroli finansowej składają się regulaminy, procedury, instrukcje, czynności i zasady (wprowadzone Zarządzeniem dyrektora biblioteki oraz aktualizowane na bieżąco) za pomocą których zapewnia się funkcjonowanie biblioteki, a w szczególności gromadzenia i rozdysponowania środków publicznych oraz gospodarowanie mieniem, co powoduje, ze gospodarka finansowa w bibliotece przebiega zgodnie z ich wytycznymi.

W Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków w zakresie kontroli finansowej funkcjonują:

A) Procedury kontroli Finansowej

B) Wykaz zbiorów danych tworzonych księgi rachunkowe na komputerach nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych

C) Opis system systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawie dokonywania w nich zapisów.

D)Instrukcja wewnętrzna w sprawie inwentaryzacji aktywów i pasywów.

E) Instrukcje sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych

F)Ogólne zasady (polityki) rachunkowości wraz z metodami wyceny aktywów i pasywów ustalania wyniku finansowego

G) Zakładowy Plan Kont

H) Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych

I) Ewidencja i sporządzanie sprawozdań budżetowych RB-WS w zakresie wydatków strukturalnych

J) Zasady prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej (zał. do Zakładowego Planu Kont)

K) Instrukcja Kasowa

L)Procedury kontroli gromadzenia środków publicznych

Ł)Procedury kontroli gospodarowania mieniem

M) Procedury kontroli – zasad oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych oraz wydawania środków publicznych

6) Określenie mechanizmów kontroli informatycznej – w bibliotece funkcjonuje Polityka bezpieczeństwa ochrony danych osobowych oraz Instrukcja zarządzania systemem informatycznym.

4. Informacja i komunikacja:

1) Bieżąca komunikacja - zapewniony jest na bieżąco dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków.

2) Komunikacja wewnętrzna – przepływ informacji wewnątrz jednostki, między dyrektorem, księgową i pracownikami odbywa się osobiście, z pracownikami pracującymi w filiach telefonicznych, elektronicznie lub osobiście. Przekazywanie wszystkich informacji obowiązków służbowych odbywa się ze zwróceniem szczególnej uwagi na właściwe ich zrozumienie.

3) Komunikacja zewnętrzna – wymiana ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiągnięcie celów i realizację zadań odbywa się osobiście, telefonicznie lub elektronicznie przez dyrektora biblioteki.

5. Monitorowanie i ocena – system kontroli zarządczej powinien podlegać bieżącemu monitorowaniu i ocenie – każde działanie kontroli zarządczej jest przez dyrektora odnotowane w Księdze Kontroli Zarządczej.

1) Monitorowanie systemu kontroli zarządczej - sprawdzać skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, co umożliwi bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów.

2) Samoocena – raz w roku w styczniu przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej przez każdego z pracowników . Samoocena jest udokumentowana, składana w Segregatorze Kontroli Zarządczej. Wzór samooceny wprowadza Załącznik nr 2 do Regulaminu kontroli wewnętrznej Biblioteki publicznej Gminy Żelazków

3) Audyt wewnętrzny – kontrola obiektywna i niezależna zarządzona i przeprowadzona przez organizatora

4) Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej – źródłem uzyskania stanu kontroli zarządczej jest w szczególności wynik: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych audytów i kontroli.

• Pracownik składa do 5 stycznia - Oświadczenie z realizacji działań w powierzonym zakresie obowiązków – Załącznik nr 1 do Regulaminu Kontroli Wewnętrznej w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków

• Dyrektor do 15 lutego dokonuje - Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok.

​

Rozdział 4

Przepisy końcowe

§ 4

Wyniki kontroli i oceny:

1. Pracownicy zobowiązani są do przekazywania wszelkich informacji, które mogą wpływać na ocenę działania kontroli, w szczególności:

   a) różnic inwentaryzacyjnych;

   b) wykrytych oszustw i manipulacji;

   c) skarg klientów biblioteki, oferentów i dostawców

   d) uwag zewnętrznych organów nadzoru lub kontroli

2. Wyniki kontroli zarządczej służą do:

a) ustalenia, czy nie nastąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz aktów prawnych;

b) wszczęcia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinowania w przypadku wystąpienia nieprawidłowości;

c) podjęcia działań w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobiegania powstawaniu ich w przyszłości;

d) doprowadzenie do zgodności postępowania z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, prawa lokalnego, wewnętrznymi instrukcjami i regulaminami.

3. Dyrektor biblioteki na bieżąco ocenia skuteczności realizowanej kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów.

4. Raz w roku przeprowadzona jest samoocena kontroli zarządczej przez pracowników, jej wyniki są dokumentowane.

5. Uzyskanie zapewnienia- oświadczenia o stanie kontroli zarządczej dokonuje dyrektor na podstawie wyników monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych kontroli.

6. Dowodem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej są coroczne oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok dokonanego przez dyrektora biblioteki.

7. W Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków nie jest prowadzona niezależna ocena kontroli zarządczej audytora wewnętrznego.

§ 5.

Regulamin Kontroli zarządczej wchodzi w życie 2 września 2010 r.

Laura Wojtysiak

dyrektor biblioteki