Załącznik nr 10

do Zarządzenia nr 9/2010

Dyrektora

Biblioteki Publicznej Gminy Żelazków

z dnia 02.09.2010 r.

 

REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków

opracowany na podstawie regulaminu organizacyjnego Biblioteki Publicznej Gminy Żelazków, art. 53, 54 i 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.1240) oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych ( t.j. Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759).

Rozdział I Postanowienia ogólne

§ 1

1. Za zorganizowanie i prawidłowe działania kontroli wewnętrznej, jak również za należyte wykorzystanie wyników kontroli w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków odpowiedzialny jest dyrektor.

2. Dyrektor tworzy i wprowadza w życie regulamin kontroli wewnętrznej, który określa zasady działania osób i komórek odpowiedzialnych za prawidłowe funkcjonowanie jednostki.

§ 2

Ilekroć w niniejszym regulaminie użyto określenia:

1. Biblioteka – należy to rozumieć jako Biblioteka Publiczna Gminy Żelazków

2. kontrolowana osoba – należy przez to rozumieć kontrolowane samodzielne stanowisko,

3. osoba kontrolująca – dyrektor, bądź pracownik, któremu przypisano zadania kontroli bieżącej.

 

Rozdział II Formy organizacyjne systemu kontroli wewnętrznej – zadania i funkcje

§ 3

1. Organizacja systemu kontroli wewnętrznej jest związana ze strukturą organizacji i zarządzania jednostki.

2. Formy organizacyjne systemu kontroli wewnętrznej obejmują:

1. samokontrolę prawidłowości wykonywania własnej pracy:

do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy, zgodnie z zakresami czynności;

2. kontrolę bieżącą sprawowaną z urzędu w ramach obowiązku nadzoru przez dyrektora (kontrola bieżąca pionowa).

3. kontrolę funkcjonalną badającą sprawność działania samokontroli i kontroli bieżącej, ze względu na pełnione funkcje i zajmowane stanowiska sprawuje dyrektor w zakresie kontroli prawidłowości sporządzania, realizacji i rozliczania wniosków o przyznanie środków finansowych w ramach dotacji objętych mecenatem państwa w dziedzinie kultury i programów operacyjnych Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego;

4. dyrektor w zakresie kontroli z zakresu stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych,

5. przewodniczący komisji inwentaryzacyjnych w zakresie działalności merytorycznej (m. in. komisja inwentaryzacyjna w zakresie ilości zinwentaryzowanych składników majątkowych i inne powoływane doraźnie);

6. dyrektor w zakresie kontroli społecznej sprawowanej z mocy ustaw w określonym zakresie i formach, między innymi przez instytucję skarg i wniosków.

§ 4

1. Działalność kontrolna wykonywana jest przez porównywanie stanów faktycznych z postulowanymi lub pożądanymi, to jest wyznaczonymi przez obowiązujące unormowania (normy prawne, organizacyjne, techniczne, ekonomiczne i finansowe) oraz decyzje wynikające z zarządzania lub wyznaczenia wywodzące się z ogólnych zasad wiedzy, w tym zasad racjonalnego i efektywnego działania.

2. Stosownie do ust. 1 podstawowe zadania działalności kontrolnej w Bibliotece obejmują:

1. badanie zgodności kontrolowanego postępowania pracowników z obowiązującymi uregulowaniami ich działalności,

2. badanie realizacji zadań i efektywności działania Biblioteki,

3. badanie i ocena przebiegu realizacji zadań, wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości
   w wykonywaniu zadań i norm,

4. ustalenie przyczyn i skutków negatywnych odchyleń od stanu postulowanego oraz wskazywania pracowników odpowiedzialnych za nieprawidłowości,

5. wskazywanie sposobów i środków umożliwiających likwidację nieprawidłowości oraz stosowanie lub wnioskowanie sankcji w stosunku do pracowników odpowiedzialnych za ich występowanie.

§ 5

Przeprowadzane badania i analizy kontrolne powinny oceniać kontrolowaną działalność z punktu widzenia następujących kryteriów:

1. sprawności organizacyjnej,

2. celowości,

3. gospodarności,

4. rzetelności,

5. legalności.

    

Rozdział III
Ogólne zasady organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej

§ 6

1. Każdy pracownik bez względu na zajmowane stanowisko jest zobowiązany do rzetelnego wykonywania obowiązków służbowych określonych w zakresie czynności oraz wynikających
   z wewnętrznych unormowań i poleceń przełożonych.

2. W celu zapewnienia niezbędnej dyscypliny wykonywania obowiązków, każdy pracownik
   winien:

1. znać zadania, zasady organizacji pracy i rolę zajmowanego stanowiska pracy w realizacji zadań tej komórki.

2. znać podstawowe przepisy zewnętrzne i wewnętrzne,

3. wykonywać powierzone czynności i zadania zgodnie z wymogami oraz poleceniami zwierzchnika przy zapewnieniu samokontroli, prawidłowości ich wykonania,

4. udzielać pomocy innym pracownikom i udostępniać im informacje i materiały potrzebne do właściwego wykonywania zadań,

5. przeciwdziałać zagrożeniu mienia, niedbalstwu, niegospodarności i marnotrawstwu oraz sprawdzać własne stanowisko pracy pod względem BHP, porządku i czystości, zabezpieczenia przeciwpożarowego oraz tajemnicy państwowej i służbowej

§ 7

Czynności kontroli wewnętrznej – odpowiednio do ustalonych obowiązków nadzorczo­-
-kontrolnych stanowisk pracy – należy prowadzić we wszystkich fazach działalności w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następczej.

§ 8

Kontrola wstępna wykonywana jest w ramach obowiązków samokontroli i kontroli funkcjonalnej w toku codziennego działania. Na dowód dokonania kontroli wstępnej dokumentu osoba upoważniona opatruje go podpisem i datą.

§ 9

1. Kontrola bieżąca polega na badaniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji podczas ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy wykonywanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustaleniami.

2. Kontrolę bieżącą obowiązani są przeprowadzać w ramach samokontroli własnego działania dyrektor i pracownicy.

§ 10

1. Kontrola następcza polega na badaniu przedsięwzięć i operacji już zrealizowanych oraz odzwierciedlających je dokumentów.

2. W wyniku kontroli następczej, która ujawniła nieprawidłowości, podejmowane są czynności pokontrolne, mające na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, likwidację ich przyczyn i skutków, zapobieżenie im w przyszłości oraz usprawnienie badanej działalności, a także zastosowanie sankcji wobec pracowników odpowiedzialnych za powstanie nieprawidłowości i strat.

3. Kontrolę następczą sprawuje dyrektor.

§ 11

W przypadku ujawnienia podczas kontroli nadużycia lub innego czynu mającego znamiona przestępstwa, dyrektor jest zobowiązany powiadomić bezzwłocznie Wójta Gminy Żelazków oraz zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód tego czynu.

§ 12

W przypadku ujawnienia czynu przestępczego osoba kontrolująca obowiązana jest do:

1. przygotowania – przy współudziale radcy prawnego – pisma do decyzji Dyrektora, zawierającego powiadomienie o tym fakcie i skierowanie do organu powołanego do ścigania przestępstwa.

2. ustalenie, jakie warunki i okoliczności umożliwiły przestępstwo lub sprzyjały jego popełnieniu,

3. zbadanie, czy przestępstwo wiąże się z zaniedbaniem obowiązków kontroli przez osoby zobowiązane do jej wykonania,

4. przedstawienie do decyzji Dyrektora wniosku w sprawie wyciągnięcia konsekwencji służbowych oraz przedsięwzięcia środków w celu zapobieżenia w przyszłości podobnym czynom.

§ 13

Pracownicy biblioteki zobowiązani są raz w roku w terminie do 10 stycznia do złożenia Dyrektorowi Biblioteki:

1. Oświadczenia z realizacji działań w powierzonym zakresie - Załącznik nr 1 do Regulaminu Kontroli Wewnętrznej w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków.

2. Kwestionariusza samooceny – Załącznik nr 2 do Regulaminu Kontroli Wewnętrznej w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków.

3. Arkusza oceny okresowej pracownika – Załącznik nr 3 do Regulaminu Kontroli Wewnętrznej w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków.

    

Dyrektor składa do 15 lutego następnego roku Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok – wór oświadczenia stanowi - Załącznik nr 4 do Regulaminu Kontroli wewnętrznej w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków.

 

Laura Wojtysiak

dyrektor biblioteki

 

 

 

Załącznik nr 1

do Regulaminu Kontroli Wewnętrznej

w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków

 

…………………………………………

(miejscowość, data)

 

 

Oświadczenie z realizacji działań w powierzonym zakresie

za rok ………………

 

Ja niżej podpisany

(imię i nazwisko)

oświadczam, iż na postawie podejmowanych działań pod kątem zgodności z obowiązującymi w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków procedurami, stwierdzam co następuje:

1. w zakresie sprawności organizacyjnej:

• oświadczam, że wszystkie działania podejmowane w zakresie współpracy z innymi pracownikami w celu realizacji planowanych przedsięwzięć przebiegały prawidłowo, co pozwoliło na realizację przyjętych działań i osiągnięcie celów określonych w planach działalności,

• stwierdzam, że napotkałam na trudności w realizacji planów działalności związanych z (wymienić przyczyny np. brak środków finansowych)

..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................

1. celowości:

• stwierdzam, że wszystkie działania merytoryczne osiągnęły swój cel określony w planach na ...........................r.,

• stwierdzam, że nie osiągnięto zamierzonego celu w następujących zaplanowanych działaniach (wymienić, w których oraz przyczynę ich niezrealizowania)........................................................

............................................................................................................................................................

1. gospodarności:

oświadczam, że będące w mojej dyspozycji środki finansowe przeznaczone na realizację planów merytorycznych wydatkowane były ze szczególną starannością oraz zasadami określonymi w art. 44 ust. 3 i ust. 4 ustawy o finansach publicznych z dnia 27.08.2009 r. (Dz.U.09.157.1240 ze zmianami) a także przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759).

• stwierdzam następujące uchybienia (wymienić jakie i czym spowodowane)...............................................................................................................................

.............................................................................................................................................................

1. rzetelności:

• oświadczam, że wszelkie dokumenty, umowy oraz sprawozdawczość wykonywana była rzetelnie, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami obowiązującymi w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków.

• stwierdzam brak rzetelności przy realizacji następujących działań (podać jakich i na czym polegały/uchybienia).......................................................................................................................

........................................................................................................................................................

1. legalności:

• oświadczam, że nie stwierdzam działań nielegalnych związanych z realizacją zadań leżących w moich kompetencjach .

• informuję, że posiadam wiedzę związaną z działalnością mogącą mieć charakter nielegalny w następujących przypadkach (wymienić jakich działań mogą dotyczyć) .......................................................................................................................................................

 

Informacje zawarte w sprawozdaniu z funkcjonowania biblioteki w .............................................. za rok ……........ przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji

Powyższe oświadczenie opiera się na mojej ocenie oraz informacjach, które pochodzą z realizacji planu działalności/finansowy, samooceny i oceny.

Oświadczam, że nie posiadam innych informacji, które nie zostały umieszczone w sprawozdaniu
z funkcjonowania biblioteki ........................................., a które mogłyby negatywnie wpływać na obraz sytuacji jednostki.

 

 

 

……………………………………….

(podpis i pieczęć)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 2

do Regulaminu Kontroli Wewnętrznej

w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków

Biblioteka Publiczna Gminy Żelazków

Imię i nazwisko ...................................

Stanowisko ..........................................

Data .....................................................

K W E S T I O N A R I U S Z S A M O O C E N Y

Standardy kontroli zarządczej	Charakterystyka standardu	Szczegółowe wymagania	Odpowiedź
			tak	nie	uwa-gi
Uczciwość i wartości etyczne	1. Pracowników charakteryzuje odpowiedni poziom osobistej i zawodowej uczciwości	1. Czy wprowadzono Kodeks etyczny?
	2. Dyrektor wspiera i promuje wartości etyczne	2. Czy w bibliotece panuje klimat akceptacji dla wartości etycznych?
	3. Dyrektor i pracownicy są pozytywnie nastawieni do kontroli zarządczej i wspierają ją	3. Czy dyrektor demonstruje poparcie dla Kontroli zarządczej, egzekwuje przestrzeganie procedur kontroli, stosuje godziwe i wyważone środki i sposoby motywowania pracowników?
Kompetencje zawodowe pracowników	1. Pracownicy legitymują się wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem, pozwalającymi na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych obowiązków	1. Czy pracownicy biblioteki posiadają kwalifikacje do zajmowanych stanowisk?
	2. Dyrektor biblioteki zapewnia pracownikom niezbędne szkolenia	2. Czy pracownicy informowani są o odbywających się szkoleniach?
	3. W bibliotece prowadzone są okresowe oceny pracowników dotyczące wykonywania przez nich zadań wynikające z zakresu ich obowiązków	3. Czy każdemu pracownikowi udziela się niezbędnych porad i wskazówek przy wykonywaniu zadań?
	4. Proces zatrudniania powinien być prowadzony w taki sposób, aby zapewnić dobór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy	4. Czy zostały wprowadzone procedury i zasady dokonywania ocen pracowników?
		5. Czy istnieją w bibliotece zasady dotyczące zatrudniania pracowników i przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych?
Struktura organizacyjna	1.Struktura organizacyjna jest adekwatna do wielkości i charakteru działalności jednostki	1. Czy struktura organizacyjna ułatwia przepływ informacji?
		2. Czy o zmianach poinformowani są wszyscy pracownicy?
	2. Zakresy zadań, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk pracy są określone w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny	3. Czy został określony w formie pisemnej:
		- przydział kompetencji, zakres uprawnień i odpowiedzialności dyrektora?
		- zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności pracowników?
		4. Czy w bibliotece jest zatrudniona odpowiednia liczba pracowników?
Identyfikacja zadań wrażliwych	Dyrektor biblioteki identyfikuje zadania, przy których pracownicy mogą być szczególnie podatni na szkodliwe wpływy dla gospodarki finansowej oraz powinien ustanowić odpowiednie środki zaradcze mające ograniczyć możliwość występowania szkodliwych wpływów.	1. Czy zostały sporządzone w formie pisemnej zestawienie zadań wrażliwych, czyli takich, przy których pracownicy mogą być szczególnie podatni na wpływy szkodliwe dla gospodarki finansowej?
		2. Procedury służące realizacji środków zaradczych oraz zapoznano z nimi pracowników realizujących zadania wrażliwe?
Powierzenie obowiązków	Powierzone obowiązki i uprawnienia są adekwatne do wagi podejmowanych decyzji i związanego z nimi ryzyka. Przyjęcie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności jest potwierdzone przez pracowników podpisem	1. Czy powierzenie uprawnień i obowiązków dokonywane jest w drodze pisemnej?
		2. Czy każdy pracownik jest świadomy swoich uprawnień obowiązków i odpowiedzialności w zakresie wykonywanej pracy oraz obowiązków związanych z kontrolą?
Monitorowanie realizacji zadań	1. Dyrektor ustalił cele biblioteki oraz cele szczegółowe poszczególnych stanowisk	1. Czy dyrektor ustalił i przedstawił w formie pisemnej realistyczne ogólne cele biblioteki co najmniej na bieżący rok i przyjmuje odpowiedzialność za ich osiągnięcie? W szczególności czy: cele są jasne i zgodne z zadaniami określonymi przez przepisy prawa i statutu?
	2. Przyjęto Plany Roczne w bibliotekach zawierające poszczególne cele i zadania oraz Plan Finansowy zapewniający zasoby	2. Czy ustalone zostały realistyczne cele szczegółowe? W szczególności czy:
		Cele są spójne, adekwatne do posiadanych zasobów
		Ustalono osoby odpowiedzialne za ich realizację
		3. Czy zapewniono niezbędne zasoby rzeczowe, osobowe i finansowe odpowiedzialnym za realizację celów i zadań cząstkowych wynikających z planu pracy biblioteki?
	3. Osoby odpowiedzialne za osiągnięcie celów monitorują stopień ich realizacji	4. Czy dyrektor biblioteki regularnie zbiera informacje o stopniu realizacji poszczególnych zadań?
		5. Czy w zależności od poziomo ryzyka związanego z realizacją poszczególnych celów dyrektor biblioteki podejmuje działania w celu zaradzenia zidentyfikowanym zagrożeniom w realizacji zadań?
Identyfikacja ryzyka	Systematyczne, nie rzadziej niż raz w roku, dokonywanie identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka dotyczącego funkcjonowania jednostki, jak i poszczególnych programów, projektów i zadań	1. Czy dyrektor zapewnia przeprowadzenie systematycznej identyfikacji ryzyka? W szczególności czy:
		Identyfikacja prowadzona jest w sposób planowy i systematyczny, nie rzadziej niż raz w roku
Analiza ryzyka i podejmowanie działań zaradczych	Systematyczne poddawanie zidentyfikowanego ryzyka analizie ryzyka w celu określenia możliwych skutków i prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka. Określenie akceptowalnego poziomu ryzyka, a także działań, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do poziomu akceptowalnego	1. Czy analiza ryzyka obejmuje oszacowanie prawdopodobieństwa jego wystąpienia, wpływu oraz ustalono istotność ryzyka wraz z kryterium/
		2. Czy został wyznaczony akceptowalny poziom ryzyka?
		3. Czy zostały zaplanowane i wdrożone odpowiednie działania w stosunku do zidentyfikowanego ryzyka, które nie może być przez bibliotekę zaakceptowane?
		4. Dyrektor monitoruje proces zarządzania ryzykiem w bibliotece?
Bieżąca informacja	Dyrektor oraz pracownicy otrzymują w odpowiedniej formie i czasie właściwe i rzetelne informacje potrzebne im do wypełniania obowiązków	1. Czy dyrektorowi biblioteki przekazywane są wszelkie informacje, które mogą mieć znaczenie dla osiągnięcia celów jednostki?
		2. Czy informacje wewnętrzne istotne dla osiągnięcia celów biblioteki są identyfikowane i regularnie przekazywane dyrektorowi??
		3. Czy pracownicy otrzymują we właściwej formie i czasie odpowiednie i rzetelne informacje potrzebne im do wypełniania obowiązków?
Efektywny system komunikacji wewnętrznej	Są zapewnione skuteczne mechanizmy – sposoby – przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej	1. Czy dyrektor zapewnia mechanizmy łatwego przepływu informacji zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym
		2. Czy dyrektor przejawia chęć wysłuchania pracowników
		3. Czy pracownicy są przeświadczeni, że w przypadku informacji o niewłaściwym postępowaniu lub obejściu procedur nie spotka ich żadne negatywne traktowanie?
		4. Czy dyrektor na bieżąco informuje pracowników o stanie realizacji zadań, ryzykach, większych inicjatywach i innych ważniejszych zdarzeniach?
		5. Czy system komunikacji wewnętrznej gwarantuje, że każdy pracownik rozumie cele systemu kontroli, sposób jego funkcjonowania, a także swoją role i odpowiedzialność w tym systemie?
Komunikacja zewnętrzna	Zapewnienie efektywnego systemu komunikacji z zewnętrznymi podmiotami	1. Czy dyrektor zapewnia funkcjonowanie efektywnego systemu komunikacji z zewnętrznymi podmiotami, które mogą mieć wpływ na osiągnięcie celów przez jednostkę?
		2. Czy informacje przekazywane przez podmioty zewnętrzne są kierowane na odpowiedni szczebel zarządzania?
Podział obowiązków	Kluczowe obowiązki dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych i gospodarczych są rozdzielane pomiędzy różne osoby. Prowadzenie i aktualizacja wykazu obowiązków, które powinny podlegać rozdzieleniu	1. Czy kluczowe obowiązki dotyczące prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzenia operacji finansowych i gospodarczych oraz innych zdarzeń są rozdzielane pomiędzy różne osoby?
		2. Czy każda operacja finansowa lub gospodarcza jest prowadzona przez co najmniej dwie osoby?
Nadzór	Wykonywanie nadzoru w ramach hierarchii służbowej w celu zapewnienia realizacji zadań zgodnie z przyjętymi procedurami	1. Czy prowadzony jest właściwy nadzór w ramach hierarchii służbowej?
		Dyrektor w jasny sposób komunikuje pracownikom zakres ich obowiązków i odpowiedzialności – na piśmie
		Dyrektor udziela pracownikom praktycznych porad i wskazówek dotyczących wykonywanej przez nich pracy
		Dyrektor systematycznie dokonuje przeglądu wyników i postępów pracy w koniecznym zakresie
		Dyrektor akceptuje i zatwierdza wyniki pracy w koniecznym zakresie
		Dyrektor przez nadzór zapewnia, że pracownicy stosują się do procedur i zasad obowiązujących w bibliotece
		W drodze nadzoru wykrywa się i eliminuje błędy, nieporozumienia i nieprawidłową praktykę oraz zapobiega ich powtarzaniu
Ciągłość działania	Zapewnienie mechanizmów mających na celu utrzymanie ciągłości działania	1. Czy zapewnia się odpowiednie mechanizmy mające na celu zachowanie ciągłości działań?
		2. Czy urlopy są odpowiednio planowane i corocznie wykorzystywane, nie dopuszcza się do zaległości?
		3. Czy ustalone zostały zastępstwa pracowników w bibliotece głównej w czasie ich nieobecności oraz w filiach w czasie dłuższej nieobecności?
		3. Czy wdrożono odpowiednie środki zaradcze na wypadek przerw w działaniu systemów informatycznych, np. sporządzanie kopii,
Ograniczenie dostępu do zasobów	Dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informacyjnych mają wyłącznie osoby upoważnione i odpowiedzialne za właściwe wykonywanie i ochronę zasobów, okresowe porównywanie stanu rzeczywistego zasobów z ich stanem ewidencyjnym	1. Czy w bibliotece wprowadzono odpowiednie środki ograniczenia i dostępu do budynków, obiektów i pomieszczeń oraz środki ich ochrony?
		2. Czy w budynkach, obiektach i pomieszczeniach wprowadzono systemy alarmowe?
		3. Czy w jednostce funkcjonują odpowiednie mechanizmy w celu zapewnienia ochrony zasobów materialnych i ich właściwego wykorzystania?
		4. Czy została wprowadzona instrukcja określająca zasady przeprowadzania inwentaryzacji w jednostce?
		5. Czy pracownicy mają świadomość swojej odpowiedzialności za mienie ogólnodostępne, im powierzone?
		6. Czy pracownicy mają świadomość swojej odpowiedzialności za zasoby powierzone ochronie, np. Dokumenty, druki, pieczęcie?
		7. Czy zostały zapewnione odpowiednie środki organizacyjne i techniczne umożliwiające pracownikom zabezpieczenie powierzonego mienia?
		8. Czy składniki majątku trwałego są odpowiednio oznakowane?
		9. Czy prowadzone są okresowe porównania rzeczywistego stanu zasobów z zapisami w księgach i innych rejestrach, a różnice są wyjaśniane?
		10. Czy wprowadzono odpowiednie środki ograniczenia do zasobów informatycznych ( do sieci, komputerów, serwerów, baz danych)?
		11. Czy Czy dostęp do zasobów informatycznych mają tylko pracownicy posiadający odpowiednie umiejętności?

 

OCENA SYSTEMU KONTROLI FINANSOWEJ – wypełnia tylko księgowa

Dokumentacja systemu kontroli finansowej	System kontroli finansowej jest rzetelnie dokumentowany i na bieżąco aktualizowany	1. Czy system kontroli finansowej, w tym procedury, instrukcje, wytyczne, zakresy obowiązków jest rzetelnie dokumentowany ?
Dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych	Wszystkie operacje są rzetelne i bezzwłocznie dokumentowane, rejestrowane oraz prawidłowo klasyfikowane	1. Czy wszystkie operacje są rzetelne i bezzwłocznie dokumentowane, rejestrowane oraz prawidłowo klasyfikowane?
		2. Czy ww. Dokumentacja operacji jest pełna?
		3. Czy dokumenty te są odpowiednio chronione i dostęp do nich mają wyłącznie upoważnione osoby?
		4. Czy klasyfikacja operacji finansowych i gospodarczych spełnia wymogi przepisów o rachunkowości?
Zatwierdzenie operacji finansowych	Wszystkie operacje finansowe i gospodarcze są zatwierdzane przed ich realizacją oraz wykonywane wyłącznie przez osoby do tego upoważnione	1. Czy dyrektor biblioteki lub upoważnieni przez niego pracownicy zatwierdzają (autoryzują) wszelkie operacje gospodarcze i finansowe przez ich realizacją?
		2. Czy udzielenie pracownikom upoważnienia do zatwierdzania operacji zostały w jednostce wyraźnie zakomunikowane w formie pisemnej?
Ocena systemu kontroli	Monitorowanie skuteczności systemu kontroli wewnętrznej oraz bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów	1. Czy wprowadzono zasadę ciągłej, bieżącej oceny przyjętego systemu kontroli i jego poszczególnych elementów, w ramach swoich obowiązków przez dyrektora biblioteki i księgowego?
		2. Czy dyrektor biblioteki stale ocenia funkcjonowanie systemu kontroli finansowej i jego elementów, a zidentyfikowane problemy są na bieżąco rozwiązywane?
		3. Czy analizuje się wszelkie uwagi kierowane przez organ nadzorujący lub kontrolne mogące wskazywać na niedoskonałości systemu kontroli finansowej?
		4. Czy spotkania z pracownikami są źródłem informacji zwrotnej dla dyrektora, czy kontrola finansowa jest skuteczna?
		5. Czy informacje te wykorzystywane są przez dyrektora w celu identyfikacji wad lub niedoskonałości systemu kontroli finansowej?
		6. Czy w uzasadnionych przypadkach podejmowane są odpowiednie działania i czy dyrektor zachęca pracowników do identyfikowania słabości w systemie kontroli finansowej i zgłaszania ich do przełożonego?

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 3

do Regulaminu Kontroli Wewnętrznej

w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków

 

ARKUSZ OCENY OKRESOWEJ PRACOWNIKA

Biblioteki Publicznej Gminy Żelazków

Ocena pracownika administracyjnego i bibliotecznego

1. Dane dotyczącego ocenianego pracownika

Dane Osobowe pracownika:

Nazwisko i imię: ...................................................................

Jednostka ...............................................................................

Stanowisko ............................................................................

 

Wykształcenie:

 podstawowe  zasadnicze  średnie bez matury  średnie z maturą  średnie – studium

 wyższe bez tytułu  wyższe z tytułem  wyższe z tytułem + studia podyplomowe

Wykształcenie uzupełniające: kursy, szkolenia, specjalne uprawnienia, szkoły, studia i inne ukończone – w trakcie od ostatniej oceny:

Lp.	Nazwa/zakres
1
2
3
4

 

Staż pracy: .............................................................................

Staż w BPG Żelazków: .........................................................

Data ostatniej oceny: ............................................................

Wynik ostatniej oceny: .........................................................

2. Ocena Pracownika

Proszę udzielić odpowiedzi na poniższe pytania wstawiając znak X w odpowiednią kratkę.

Skala oceny:

5 – Ocena zdecydowanie powyżej standardowej; pracownik wyraźnie wyróżnia się spośród innych, przewyższa oczekiwania.

4 – ocena powyżej standardowej; pracownik osiąga dobre rezultaty pracy, całkowicie spełnia oczekiwania.

3 – ocena standardowa; pracownik osiąga spełnia oczekiwania zadowalająco.

2 – ocena poniżej standardowej; pracownik spełnia niektóre oczekiwania.

1 – ocena zdecydowanie poniżej standardowej; pracownik nie spełnia oczekiwań.

Kryteria oceny	Skala ocen
	Pracownik					Oceniający
Kwalifikacje	5	4	3	2	1	5	4	3	2	1
1. Przygotowanie teoretyczne i praktyczne do wykonywania zadań
2. Praktyczna znajomość programów komputerowych wymaganych na danym stanowisku
3. Znajomość przepisów prawnych związanych z pracą na zajmowanym stanowisku.
Razem

 

Kryteria oceny	Skala ocen
	Pracownik					Oceniający
Realizacja obowiązków służbowych	5	4	3	2	1	5	4	3	2	1
1. Wywiązywanie się z obowiązków wynikających z zakresu czynności
2. Jakość i staranność wykonywanych zadań, profesjonalizm
3. Znajomość i przestrzeganie zasad postępowania określonych w regulacjach wewnętrznych
4. Sposób obsługi klienta wewnętrznego i zewnętrznego
5. Terminowość
6. Efektywne wykorzystywanie czasu pracy
7. Przestrzeganie zasad ochrony informacji
Razem

 

Kryteria oceny	Skala ocen
	Pracownik					Oceniający
Zdolności i umiejętności	5	4	3	2	1	5	4	3	2	1
1. Trafność podejmowanych decyzji z uwzględnieniem złożoności spraw
2. Poprawność interpretowania informacji oraz wyciągania z nich logicznych wniosków
3. Realizacja zadań w sytuacjach trudnych, stresujących, np. Napięte terminy, skomplikowane zadania
4. Ekonomiczne i efektywne wykorzystanie zasobów i środków
5. Zdolności komunikacyjne: jasne i precyzyjne przekazywanie informacji, pomysłów
6. Współpraca w zespole
Razem

 

Kryteria oceny	Skala ocen
	Pracownik					Oceniający
Postawy	5	4	3	2	1	5	4	3	2	1
1. Samodzielność
2. Wytrwałość i konsekwencje w działaniu
3. Odpowiedzialność
4. Etyczne postępowanie, dbałość o wizerunek Biblioteki, lojalność, kultura osobista
5. Doskonalenie kompetencji, chęć podnoszenia kwalifikacji, otwartość na wiedzę
6. Dbanie o pozytywną atmosferę w pracy
Razem

 

	OCENA PRACOWNIKA Suma punktów	OCENA DYREKTORA Suma punktów
Kwalifikacje
Realizacja obowiązków służbowych
Zdolności i umiejętności
Podstawy
Łączna liczba punktów

 

3. Ocena

Ocenę należy wystawić na podstawie uzyskanej punktacji, zgodnie ze skala ocen.

Suma punktów	Uzyskana ocena
22 - 38	zdecydowanie poniżej standardowej	pracownik nie spełnia oczekiwań
39 - 55	poniżej standardowej	pracownik spełnia niektóre oczekiwania
56 - 76	standardowa	pracownik oczekiwania zadowalająco
77 - 93	powyżej standardowej	pracownik osiąga dobre rezultaty pracy, całkowicie spełnia oczekiwania
94 - 11	zdecydowanie powyżej standardowej	pracownik wyraźnie wyróżnia się spośród innych, przewyższa oczekiwania

 

Przyznaję okresową ocenę pracownika: .............................................................................................   ...................................... ....................................... .......................................... (miejscowość ) (data) (podpis dyrektora)

 

Zapoznałem/am się z oceną ...................................... ....................................... .......................................... (miejscowość ) (data) (podpis ocenianego))

Pracownikowi przysługuje prawo wniesienia odwołania od oceny w terminie 7 dni od daty zapoznania się z oceną.

IV. Wnioski końcowe

Biorąc pod uwagę ocenę poszczególnych kryteriów oraz ocenę globalną uważam za wskazane:

1.  Utrzymać pracownika na zajmowanym stanowisku

2.  Uwzględnić wyniki oceny w motywacyjnym systemie wynagradzania

3.  Przesunąć na inne stanowisko ...............................................................................................

4.  Utrzymać pracownika na zajmowanym stanowisku z równoczesnym nałożeniem na niego obowiązku:

 poprawy efektywności pracy w zakresie .................................................................

 podniesienie/uzupełnienie kwalifikacji w zakresie ..................................................

Jaka formę podniesienia kwalifikacji proponuję:

 studia wyższe / studia podyplomowe

 szkolenia i kursy

 inne ..........................................................................................................................

5.  Ująć w rezerwie kadrowej

6.  Inne .........................................................................................................................................

Uwagi i wnioski oceniającego (mocne i słabe strony pracownika, znaczące osiągnięcia, najpoważniejsze niedociągnięcia)   .......................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

 

 

................................ .................................... .........................................

(miejscowość) (data) (podpis dyrektora)

 

Załącznik nr 4

do Regulaminu Kontroli wewnętrznej

w Bibliotece Publicznej Gminy Żelazków

Żelazków, dnia ...............................
 
 WZÓR
Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok..............
 

Dyrektora Biblioteki Publicznej Gminy Żelazków

 

 

 

Ja niżej podpisany
...........................................
 
jako dyrektor jednostki Biblioteki Publicznej Gminy Żelazków
 
 w zakresie przydzielonych mi uprawnień oświadczam, iż:
a) informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz z wykonania planu działalności za rok .................... przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji jednostki,
b) posiadam wystarczającą pewność, iż zasoby przydzielone do realizacji zadań jednostki, określonych w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za rok ....................zostały wykorzystane w zamierzonych celach i zgodnie z zasadą dobrego zarządzania finansowego, oraz że procedury kontroli zarządczej są ustanowione, funkcjonują efektywnie i zapewniają realizację operacji gospodarczych zgodnie z prawem i wewnętrznymi regulacjami oraz zasadami etycznego postępowania.
 

Powyższe oświadczenie opiera się na mojej ocenie oraz informacjach, które pochodzą z bieżącej kontroli wewnętrznej oraz samooceny.
 Oświadczam, że nie posiadam informacji, które nie zostały umieszczone w sprawozdaniach z funkcjonowania kontroli zarządczej, a które mogłyby negatywnie wpływać na obraz sytuacji jednostki.
 
 
 
……………………………………….
(podpis i pieczęć)